Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

 

Hamburger Schwimmverband e.V.
Lars Wüpper

 

Eulenkamp 75
22049 Hamburg

 

Telefon: (040) 639 15 666
Telefax: (040) 639 15 667
E-Mail: 

 

Präambel

Der Hamburger Schwimmverband e.V. verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Verbandsverwaltung oder der Öffentlichkeitsarbeit des Verbandes). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Verbands zu gewährleisten, gibt sich der Verband die nachfolgende Datenschutzordnung: 
 

§ 1 Allgemeines

Der Verband verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verband, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verband verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verband insbesondere die folgenden Daten der unter Ziffer 1 benannten Personen: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Zugehörigkeit zur Trainingsgruppe, Leistungsmerkmale des Trainings, biometrische Merkmale von Angehörigen der Verbandstrainingsgruppen (Körpergröße, Gewicht, Laktatmessungen), Datum des Beitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verband.

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Verbandsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmerdaten an Veranstaltungen, Alter oder Geburtsjahrgang, Platzierungen und Wettkampfstrecken.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Verbands werden die Daten der Mitglieder des erweiterten Vorstands mit Vorname, Nachname, Foto, Funktion, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer veröffentlicht.

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verband

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Vorstand zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verband (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Verbandsangehörigen oder Teilnehmern in den Trainingsgruppen des Verbandes dürfen an andere Verbandsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied des Verbandes glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
4. Die Herausgabe von Listen an Mitglieder der Verbandstrainingsgruppen zum Zwecke der Unterstützung der Kommunikation untereinander erfolgt auf Basis der Zustimmung der jeweiligen Gruppenmitglieder an die Gruppenmitglieder. Die Listen enthalten gängige Kommunikationsdaten wie z.B. Name, Vorname, Adressen, telefonische Erreichbarkeiten (z.B. mobil, Festnetz) sowie mediale Erreichbarkeiten (Mailaccount, Twitteraccount, Facebookaccount etc.).
5. Die Übergabe von Daten an den Deutschen Schwimmverband erfolgt unter der Maßgabe der Verbandstatuten des Deutschen Schwimmverbands e.V. (dessen Mitglied der Hamburger Schwimmverband ist. Desgleichen erfolgt dies an die übrigen übergeordneten Verbände, in denen der Hamburger Schwimmverband Mitglied ist.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verband einen verbandseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der verbandsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verband, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Angestellte des Verbands), sind auf denvertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da beim Hamburger Schwimmverband e.V. weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist der Verband nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Gleichwohl wird ein Beauftragter des Verbandes durch den Vorstand benannt und veröffentlicht bekanntgegeben, um der Bedeutung des Datenschutzes gerecht zu werden.

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verband unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverband. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand, explizit durch den Vorstand Beauftragte und den berufenen Administrator vorgenommen werden.
2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Verbands dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Verbands am 01.09.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Verbands in Kraft.